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Step3:留学の手続き

学校の入学手続きをする

語学学校への入学手続きの順番

学校やコースによって、多少順番が変わることもありますが、大体は以下の順に手続きを行います。

  • 入学願書に記入または、学校のホームページから入力する
  • 郵送の場合、入学願書の提出と申込金を支払う
  • 学校から入学許可証が届く
  • 留学費用(授業料・滞在費など)を送金する

入学申し込みの方法

入学申し込みの方法は、主に3種類

  • 学校のウェブサイトからオンラインで申し込む。オンライン申し込みの場合は、(学校によるが)通常2営業日ぐらいの間に学校から返信がある。
  • 学校のウェブサイトから願書をダウンロード。それをプリントアウトして記入し、ファクスまたは郵送する。
  • 学校から取り寄せたパンフレットに添付された願書に記入し、ファクスまたは郵送する。

オンライン申し込み

私立のほとんどの学校は、学校のウェブサイトからオンラインで入学申し込みができる。 Registration/Register/Apply/Enrollment Informationなどの項目をクリックすると、申し込みフォームのページにとぶので、あとは必要事項を入力するだけだ。基本的な内容はどの学校も同じようなもの。学校はその申し込みフォームに記載された情報をもとに正式な入学許可証を作成する。入力に間違いのないよう、細心の注意をはらいたい。

入学願書をウエブからダウンロード

大学付属の学校に多い。まず、入学願書Application Formを学校のウェブサイトからダウンロードする。願書をプリントアウトし、黒のボールペンなどで、ブロック体でていねいに記入しよう。記入する内容は、オンラインで申し込む場合とほぼ同じだ。願書に不備がないか確認したら、ファクスまたは郵便で学校へ送る。願書のほかに必要書類がある場合は一緒に送る。

入学願書記入内容

申込者の情報 Personal Information

氏名や住所など申込者の基本情報を記入。

氏名と性別Name/Sex
Family Name or Last Name は姓、First Name or Given Name は名前。
生年月日Date of Birth
オンライン申し込みの場合、通常は日、月、年の順にボタンで選択できるようになっている。
国籍、母国語Nationality/First Native Language
住所Address
電話番号Phone Number/ファクス番号 Fax Number
EメールアドレスEmail Address
緊急連絡先Emergency Contact Name /Phone/Fax
英語のレベルLevel of English Language
・入門 Beginner
・初級 Elementary
・中級の下 Lower Intermediate
・中級 Intermediate
・中級の上 Upper Intermediate
・上級 Advanced

申し込みコース Program

オンライン申し込みの場合、ほとんどが選択ボタンになっているので、希望のコース、開始日、終了日を選択するのみ。

希望コース名Course Name
希望コースの週あたりレッスン数Number of Lessons/Hours per Week
コース希望開始日/終了日Course Date
開始日はStart Date、終了日はFinish Date、コース期間はNumber of Weeks。

滞在先の希望 Accommodation Type

ホームステイまたは学生寮、ホテルなどを選択する場合が多い。その他の場合は、希望を具体的に記入する。

部屋の希望Room Type
食事の希望Meal Type
朝食付きBed & Breakfast、朝夕2食付き Half-Board、3食付きFull-Board のいずれか。カナダでは、一般に3食付きの場合が多く、授業のある平日は、昼食用にランチボックスを持たせてくれる。
滞在希望日程Accommodation Date
到着日Check in と出発日Check out を記入。

ホームステイの場合は、喫煙の有無、ペット可・不可、アレルギー、食べられないものがあるかどうかなどを記入する欄もある。

空港出迎えの希望 Airport Pick-up/ Airport Reception/Meeting Service

希望するかしないか。希望するなら到着日、到着時間、到着便名、空港名も記入する。未定の場合は、決まり次第学校へ知らせること。

入学申請料の支払い Payment

クレジットカード払い、銀行送金、小切手、郵便為替などの中から選ぶ。クレジットカードで支払う場合は、必要事項を記入。

その他

医療保険加入の有無Medical Information
学校への質問および伝言Message to School/Questions/Comments

願書を送付する際の注意点

郵送する場合は書類のコピーをとっておく

願書、小切手、送金依頼書の控えなど、学校に提出する書類はすべてコピーをとって保存しておく。郵便事情で相手先に届かないこともままあるし、学校側で書類を紛失してしまうケースも絶対にないとはいえない。書類のコピーとともに、送付した日付、送付方法(普通郵便か書留か、速達か、など)もメモしておく。書留で郵送した場合には、郵便局でもらう送付状の控えも大事にとっておこう。

必要書類

通常は入学願書と申請料のみで入学手続きは完了するが、一部の大学付属やコミカレ付属の英語コースでは、高校・大学の成績証明書Transcriptや卒業証明書Diplomaが必要になることもある。

入学許可証を早く受け取りたいときは

入学許可証を急いで受け取りたい場合、FedExやDHLなど、国際ビジネス便で送付してほしい旨を明記すれば、対応してくれる学校もある(追加料金がかかる)。通常は普通郵便での郵送となる。

書類送付は国際書留郵便が安心

紛失などのトラブルを避けるために、入学申請書類はできるだけ国際書留郵便で送るようにしたい。日本からカナダ国内への郵便物は、航空便の場合で通常1~2週間前後で届くはずだ。

願書をファクス/郵送する場合

入学願書を送るときは、「~のコースに参加したいので、入学願書と小切手を同封します」という主旨の簡単な手紙くらいは添付して送りたい。何回かに分けていろいろな書類を送らなければならない場合なども、そのつど、どのようなものを同封しているかを示す手紙を添付したほうが相手にもわかりやすい。また、コース開始よりひと足早く日本を出発するような場合は、いつまでに入学許可証を送ってほしいのかをはっきり明記しなければ、行き違いになってしまう可能性もある。「×月×日には出国するので、○月○日までに入学許可証を送ってください」と念を押しておこう。

願書に添える手紙例

May 8, 2016

Dear Sir/Madam;

Please find the enclosed application form and the application fee of C$100.
I'm applying for the Intensive English Program starting on the 1st October, 2016.
Please send me a Letter of Acceptance and the address of my host family before 10 September because I'm leaving Japan on 15 September.
I am looking forward to hearing from you soon.
Sincerely yours, Michiaki SATO



(日本語訳)

2016年5月8日

拝啓

入学願書と入学申請料の100カナダドルをお送りしますので、ご確認ください。
2016年10月1日から始まるインテンシブ・イングリッシュ・プログラムに申し込みます。
9月15日に日本を発ちますので、9月10日までに入学許可証とホームステイ先の住所をお送りください。
お返事をお待ちしています。
敬具
サトウ ミチアキ

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