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申し込みをキャンセルするには?

まず電話で一報を

キャンセルの連絡はとにかく迅速に。特に開講日直前ならまず電話で一報し、その後手紙で通知するのがベスト。そのとき、電話に出た相手の名前は必ず控えておこう。そうすることで「×月×日の電話で、誰々に届け済み」などと手紙に明記できる。日付によって払い戻し金額が変わることもある。電話が難しければファクスやeメールを利用しよう。

キャンセルの連絡は必ず書面で

電話を入れただけで安心してはいけない。正式なキャンセルの連絡は必ず書面で行う。速達航空郵便 Express Air Mailなら、1週間弱で先方に届くはずだ。eメールも正式文書として認められるが、開封確認付きで送信したほうが安心。通常は申請料やデポジット、滞在手配料などがキャンセル料となり、返金されない。すでに授業料や滞在費などのコース費用を全額払い込んでいる場合は、各校の規定に応じた払い戻しが受けられるはずだ。キャンセルCancellationと払い戻しRefundの規定については、パンフレットや料金表に明記されているはずなので確認しよう。

手紙で伝えるべき内容

氏名、住所、予定していたコース名、開講日、滞在方法、キャンセル理由などをわかりやすく簡潔に書く。コース費用を全額支払い済みであれば、通常、キャンセル料を除いた額を返金してもらえる。その振込先(①銀行名、②支店名/支店番号、③口座番号、④名義人名)も明記しておこう。

滞在先への連絡を忘れずに

学校だけでなく、滞在先にもキャンセルの連絡をするのを忘れないように。学校手配のホームステイの場合は、通常、学校から直接ホストファミリーへキャンセルの連絡が行われる。しかし、すでにホストファミリーの連絡先などがわかっているなら、先方の家庭にも手紙を書いてキャンセルを知らせるのがエチケットだ。大学寮を手配してもらっている場合は、滞在の手配を頼んだところにキャンセルの手紙を送る。また、民間の学生寮やフラットなどを自分で手配している場合は、直接その管理会社や事務所へ連絡しよう。学校経由で申し込んだのなら、学校にキャンセル手続きを頼む。

留学手配をキャンセルする場合も留学エージェントなら安心。

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