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STEP9 願書と書類一式を送付する

ここまでに揃えた書類に不備がないかよく確認したら、いよいよそのすべてを学校に送付する。必要なものはコピーをとり、チェックを重ねながら書類を封筒に収めていこう。

書類はすべてコピーをとっておく

願書、小切手、送金依頼書の控えなど、学校に提出する書類はすべてコピーをとって保存しておく。郵便事情で相手先に届かないこともままあるし、学校側で書類を紛失してしまうケースもないとはいえない。書類のコピーとともに、送付した日付、送付方法(普通郵便か書留か、速達か、など)も細かくメモ。書留で郵送した場合には、郵便局でもらう送付状の控えも大事にとっておこう。

送り状を添えよう

入学願書を送るときは、「~のコースに参加したいので、入学願書と小切手を同封します」という主旨の簡単な手紙くらいは添付して送りたい。何回かに分けていろいろな書類を送らなければならない場合なども、その都度、どのようなものを同封しているかを示す手紙を添付したほうが相手にもわかりやすい。特に、留学前に旅行などを予定していてコース開始よりひと足早く日本を出発するような場合、いつまでに入学許可証(I-20)を送ってほしいのかをはっきり明記しなければ、出発日までにすべての手続きが終わらないおそれがある。願書送付から入学許可証(I-20)をもらうステップは、個々の学校によって異なるが、一般的には財政証明を作成し学校に送る、授業料などを学校に送金する、といった手順が必要になる。また、I-20入手後に学生ビザの申請となるので、充分余裕をもって手続きを済ませられるようにしたい。

願書に添える手紙例

May 8, 2016

Dear Sir/Madam:

Please confirm the enclosed application form and the application fee of US$100.
I am applying for the Intensive English Course starting on September 7, 2017.
Please send me an I-20 form and the address of my host family before July 10 because I am leaving Japan on September 6.
I look forward to hearing from you soon.
Sincerely yours,
Sonomi TAKEI



(日本語訳)

2016年5月8日

拝啓

入学願書と入学申請料の100ドルをお送りいたしますので、ご確認ください。
2017年9月7日から始まるインテンシブコースに申し込みます。
9月6日に日本を発ちますので、7月10日までに入学許可証I-20formとホームステイ先の住所をお送りください。
お返事お待ちしております。
敬具

急ぎの場合は国際ビジネス便を

入学許可証は普通郵便で郵送されてくるケースも多く、受け取るまでに時間がかなりかかる場合があります。急ぎの申し込みの場合、追加料金はかかりますが、国際ビジネス便(FedEx、UPS、EMSなど)で送付してほしい旨を明記すれば、対応してくれる学校も数多くあります。(東京デスク 平林悦子)

書類送付は国際書留郵便が安心

紛失などのトラブルを避けるために、入学申請書類はできるだけ国際書留郵便で送るようにしたい。日本からアメリカ国内への郵便物は、航空便の場合で通常1週間前後で届くはずだ。

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