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カナダ語学学校への申し込みをキャンセルする

すぐに学校へ連絡する

キャンセルの連絡はとにかく迅速に。特に開講日直前ならまず電話で一報し、その後Eメールかファクスで通知するのがベスト。そのとき、電話に出た相手の名前は必ず控えておこう。そうすることで「×月×日の電話で、誰々に届け済み」などとメール(ファクス)に明記できる。日付によって払い戻し金額が変わることもあるので、とにかく、できるだけ迅速に連絡を入れることが大切だ。

キャンセルの連絡は必ず書面で

電話を入れただけで安心してはいけない。正式なキャンセルの連絡は必ず書面で行う。最近は、Eメールかファクスで学校に通知するのが一般的だ。通常は申請料やデポジット、滞在手配料などがキャンセル料となり、返金されない。すでに授業料や滞在費などのコース費用を全額払い込んでいる場合は、各校の規定に応じた払い戻しが受けられるはずだ。キャンセルCancellationと払い戻しRefundの規定については、パンフレットや料金表に明記されているはずなので確認しよう。

書面で伝えるべき内容

氏名、住所、予定していたコース名、開講日、滞在方法、キャンセル理由などをわかりやすく簡潔に書く。コース費用を全額支払い済みであれば、キャンセル料を除いた額を返金してもらえる場合が多い。その場合は、振込先(①銀行名、②支店名、③口座番号、④名義人名)も明記しておこう。

滞在先への連絡も忘れずに

学校だけでなく、滞在先にもキャンセルの連絡をするのを忘れないように。学校手配のホームステイの場合は、通常、学校から直接ホストファミリーへキャンセルの連絡が行われる。しかし、すでにホストファミリーの連絡先などがわかっているなら、先方の家庭にもEメールか手紙を書いてキャンセルを知らせるのがエチケットだ。大学寮を手配してもらっている場合は、滞在の手配を頼んだところにキャンセルの通知を送る。また、民間の学生寮やアパートなどを自分で手配している場合は、直接その管理会社や事務所へ連絡しよう。学校経由で申し込んだのなら、学校にキャンセル手続きを頼む。

申し込みをキャンセルする場合の手紙例

May 8, 2016

Dear Sir/Madam;

I regret writing you to cancel my enrollment to the course as stated below.
・Intensive English Course (25 hours/week × 10 weeks)
・Starting Date: 1st July, 2016
I reported my cancellation to your secretary, Ms. Jane Smith, on the phone yesterday.
I have had my leg broken in a car accident and it will take 2 months to recover completely.
The total course fee was sent to you on 24 Jan by bank transfer. Could you please refund me to the following bank account? The ABC Bank, Shinjuku Branch A/C No.01234567 Account Name: Michiaki SATO I hope to join your course in the near future.
Sincerely yours, Michiaki SATO



(日本語訳)

2016年5月8日

拝啓

残念ながら、以下のコースの申し込みをキャンセルしなくてはならなくなりました。
集中英語コース(週25時間を10週間)、2016年7月1日授業開始 
昨日、セクレタリーのジェーン・スミスさんに電話で私のキャンセルについて連絡しました。
自動車事故で足を骨折し、完治するまで2ヵ月かかります。
1月24日に授業料はすべて銀行送金にて貴校にお送りしています。
以下の私の銀行口座に返金していただけますでしょうか。
ABC銀行 新宿支店 口座番号01234567 口座名義:サトウミチアキ
近いうちに貴校のコースに参加したいと願っています。
敬具
サトウ ミチアキ

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