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カナダの学校から入学許可証を受取る

学校から送られてくるもの

入学申し込みに必要な書類を送り、規定の費用を払い込んだあと、早ければ2~3週間で入学許可の書類が届く。入っているのは重要なものばかり。必要なものが揃っているか、パンフレットなどと照らし合わせて必ず確認しておこう。

①入学許可証 Letter of Acceptance

 学校への入学が正式に許可されたという証明書。これは、このあとの就学許可証の申請に必要な最重要書類だ。申込人の氏名と生年月日、申し込んだコースや期間などが明記されているので、記載に間違いがないかよく確認すること。例えば、名(ファーストネーム)と姓(ラストネーム)が逆に記入されていないか、Mr./Ms.が間違っていないか、生年月日やコースの開始日が間違っていないか、などに気を付けよう。間違いがあったらすぐに学校に連絡して、修正したものを送ってもらう必要がある。

②請求書 Invoice

 申し込みの段階で申請料のみを支払った場合は、入学許可証とともに、内金depositを除くコースの費用を支払うよう請求書が同封されてくる。コース開始前までに支払うよう指示されている場合には、至急、送金の手続きを行おう。学校によっては請求書を送ってこないところもある。この場合は現地到着後、最初の日に学校に直接支払うことが多い。

③滞在に関する情報

 願書送付時に滞在手配を頼んでいる場合、早ければ入学許可証とともに滞在先の住所などを送ってくれる。たとえなかったとしても、心配はいらない。後日、別便で届くケースも多いからだ。滞在先は、私立校の場合はホームステイの紹介が一般的。大学付属やコミカレ付属の場合、空室状況にもよるが、大学の寮に入れることもある。ホームステイの場合は、大学が手配してくれる場合と、エージェントを紹介してくれる場合がある。

その他の書類にも目を通そう

ほかにも、申込金の領収書Receipt、オリエンテーションの日程、現地までの交通機関や学生保険Student Insurance、出迎えの案内Transfer Service/Airport Pickup Informationなど、学校によってさまざまな書類が送られてくる。折り返し学校に連絡しなくてはならないものもあるので、送られてきた書類はすべて注意深く読むこと。さらに知りたい情報があれば、直接学校へ問い合わせてみよう。

コース内容を変更するには

申し込んだコースの内容を変更しなければならなくなったら、変更したい内容をすぐに学校へ連絡しよう。連絡は必ず書面で行う。電話で連絡してしまうとお互い記録が残らず、あとで確認できないため、のちのちトラブルになりかねない。ファクスやEメールなどで連絡すれば早い。送信した内容は必ず保存しておこう。そのあと、学校側から変更内容の確認書や再計算した請求書、新しい入学許可証などが送られてくるはずなので、内容に間違いがないかどうかよく確認し、返金などの手続きも迅速に行おう。

日程変更の際、滞在先への連絡を忘れずに

コース日程を変更する場合に忘れてならないのは、滞在先への連絡。滞在の手配を学校に頼んでいる場合は、たいてい学校から滞在先へ変更の連絡をしてくれるが、自分で手配している場合は自分で連絡しなければならない。これは絶対忘れないように。

1ヵ月過ぎても返事が来ない場合

申込書類をきちんと揃えて送ったのに、1ヵ月が過ぎても学校から連絡がない。そんなときは、学校へ催促の手紙(メール)を出そう。「×月×日に申込書類と小切手を送ったが、返事が来ない。至急、入学許可証を送ってほしい」と明記しよう。また、手元には提出した願書などのコピーがあるはずなので、これをファクスするのも有効だ。

入学許可証の催促の手紙例

May 8, 2016

Dear Sir/Madam;

I sent my application form to you on 1st Apr, but have not received any reply.
I am anxious to know if you have received my application which included the application fee of C$100.
Would you please confirm its arrival and the receipt of the application fee as soon as possible?
I am looking forward to hearing from you soon.
Sincerely yours, Michiaki SATO



(日本語訳)

2016年5月8日

拝啓

4月1日に入学願書を送りましたが、まだご返答をいただいておりません。
私の願書と入学申請料の100カナダドル、お受け取りになっているでしょうか。
願書と申請料を確かにお受け取りになっているか、至急、ご確認ください。
お返事をお待ちしています。
敬具
サトウ ミチアキ

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